شیپینگ اوردر چیست؟ (مراحل فرآیند شیپینگ اوردر (سفارش حمل و نقل دریایی)

در ادامه‌ی بحث «شیپینگ اوردر چیست»، به بررسی کامل و مرحله به مرحله چگونگی انجام شیپینگ اوردر میپردازیم.

مرحله ۱: معرفی خدمات حمل و نقل به مشتریان

کارشناسان بازاریابی، از طریق تماس تلفنی یا ملاقات حضوری، خدمات شرکت حمل و نقل را به مشتریان معرفی میکنند.

• نکته ۱: بازاریابها موظفند برای مشتریان پروندهای شامل مسیرهای حمل، نحوه عملکرد شرکت و مشخصات کالاهای صادراتی تهیه کنند. با دریافت نرخهای ویژه از خطوط کشتیرانی یا کریرها، بلافاصله اطلاعات جدید را به شرکتهای فعال در آن مسیر اطلاعرسانی میکنند تا بهترین قیمت ارائه شود.
• نکته ۲: نرخهای اعلام شده باید کلیه هزینههای حمل را در بر داشته باشند، ولی هزینههای ثابتی مانند صدور بارنامه، کارمزدهای ترمینال و هزینههای اضافی ممکن است جداگانه محاسبه شوند و در نرخ اولیه وارد نشوند.

مرحله ۲: استعلام قیمت توسط مشتری

مشتری جهت دریافت اطلاعات نرخ، با بخش فروش تماس میگیرد. اغلب شرکتها از چند شرکت حمل و نقل قیمت میگیرند، بنابراین بازاریاب باید بداند مشتری چه محدوده قیمتی مد نظر دارد تا بتواند با کشتیرانی برای گرفتن نرخ بهتر مذاکره کند.

مرحله ۳: بررسی و انتخاب بهترین نرخ و برنامه حرکت کشتی

مسئولین فروش، نرخها و برنامه حرکت کشتیهای مختلف را بررسی میکنند تا بهترین گزینه را از نظر قیمت، زمان ترانزیت و کیفیت سرویس پیدا کنند.

• نکته ۱: آنها به صورت هفتگی بازار را رصد میکنند و فایلی با نرخهای بهروز برای تمام مسیرها آماده دارند تا پاسخگو باشند.
• نکته ۲: درخواست استعلام قیمت به شرکتهای کشتیرانی بهتر است به صورت مکتوب (ایمیل) ارسال شود تا مستند باشد.
• نکته ۳: در صورت آماده بودن کالا، باید زمان ورود کشتیها (ETA) و زمان بسته شدن لیست کشتی تنظیم و به مشتری اطلاع داده شود.

مرحله ۴: ارائه پیشنهاد قیمت به مشتری

واحد فروش، هزینهها و شرایط حملونقل را به صورت مکتوب (Freight Quotation) به مشتری ارائه میدهد و از وی درخواست میکند تا تاییدیه رسمی نرخ (Freight Rate Confirmation) را ارسال کند. این تاییدیه باید شامل مشخصات کالا، نوع بستهبندی و مدت اعتبار قیمت باشد.

مرحله ۵: درخواست رزرو کانتینر

پس از تایید نرخ توسط مشتری، درخواست رزرو کانتینر (Booking Request) جهت کشتی انتخاب شده به صورت ایمیل ارسال میشود. اطلاعاتی که باید درج شود شامل تعداد و نوع کانتینر، مشخصات کالا، مبدا، مقصد نهایی، نرخ توافق شده و محل پرداخت هزینه است.

مرحله ۶: دریافت شماره رزرو کانتینر

خط کشتیرانی پاسخ داده و شماره رزرو (Booking No) را اعلام میکند.

• نکته: در برخی مسیرها خط کشتیرانی ممکن است تعهدنامه (Letter of Indemnity) از صاحب کالا درخواست کند که معمولاً همزمان با اعلام شماره رزرو ارسال میشود.

مرحله ۷: اطلاعرسانی به مشتری و ارسال تعهدنامهها

شماره رزرو کانتینر و شرایط کامل به مشتری و نماینده محل تحویل به صورت مکتوب اعلام میشود؛ همچنین اگر تعهدنامهای وجود داشته باشد، ارسال خواهد شد.

مرحله ۸: هماهنگی برای تحویل اسناد

بخش ترافیک با مشتری یا نماینده وی تماس میگیرد تا زمان تقریبی تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی در محل بارگیری را مطلع شود.

مرحله ۹: پیگیری زمان حرکت کشتی و Cut Off Time

زمان تقریبی حرکت کشتی (ETA) و زمان نهایی تحویل اسناد (Cut Off Time) از کشتیرانی گرفته و به مشتری اعلام میشود. این زمانها ممکن است چند بار بهروزرسانی شوند به همین دلیل باید مرتبا چک شوند.

مرحله ۱۰: تحویل دستور حمل به کشتیرانی

پس از تحویل اسناد به کشتیرانی، مسئولین باید از مشتری درخواست نمایند دستور حمل (Shipping Order یا Shipping Instruction) را ارسال کند.

• نکته: بدون ارسال دستور حمل، محموله در لیست کشتی قرار نمیگیرد و بارگیری انجام نخواهد شد.

مرحله ۱۱: تضمین قرارگیری محموله در کشتی

با دفتر کشتیرانی هماهنگ میشود که کالا روی اولین کشتی موجود قرار گیرد.

• نکته: در صورت نیاز مشتری برای نگهداشتن محموله (Hold)، درخواست کتبی با مهر و امضا الزامی است و کلیه هزینههای اضافی به عهده صاحب کالا خواهد بود. پس از آزادسازی (Un-hold) مجدداً هماهنگی بارگیری انجام میشود.

مرحله ۱۲: پیگیری وضعیت محموله توسط بخش ترافیک

کارمندان بخش ترافیک به صورت تلفنی با کشتیرانی در تماس هستند تا پیشنویس بارنامه، نام کشتی و ETA را دریافت کرده و مشتری را بهروز نگه دارند.

مرحله ۱۳: ارسال پیشنویس بارنامه به مشتری و اصلاحات احتمالی

نسخه پیشنویس بارنامه از کشتیرانی گرفته شده و به مشتری ارسال میگردد. در صورت نیاز به اصلاحات، بخش ترافیک آنها را سریعاً به کشتیرانی اعلام میکند تا نسخه اصلاحشده تهیه و مجدداً تایید شود.

مرحله ۱۴: دریافت بارنامه تاریخدار و صورت حساب

پس از حرکت کشتی، بارنامه نهایی با تاریخ «shipped on board» و صورت حساب (Invoice) گرفته میشود و سپس توسط بخش حسابداری شرکت، صورت حساب برای مشتری صادر و بارنامه برای او ارسال میگردد.

مرحله ۱۵: تسویه حساب و تحویل اسناد نهایی

شرکت حمل و نقل هزینهها را با کشتیرانی تسویه میکند، مبلغ را از مشتری دریافت کرده و اورجینال بارنامه (Original B/L) یا تلکس ریلیز (Telex Release) را از کشتیرانی گرفته و به شipper تحویل میدهد.
بارنامه به عنوان سند مالکیت و قرارداد حمل، اهمیت بسیار بالایی دارد و به عنوان مدرک برای دریافت خسارت از بیمه نیز کاربرد دارد.